有給休暇が取れない?業務の属人化を無くせば大丈夫!

カズタカです。
労働基準法が一部改正されました。
それに伴い、有給休暇の取り扱いが2019年4月より下記のようになります。

一定日数の年次有給休暇の確実な取得 • 使用者は、10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対し、5日について、毎年、時季を指定して与えなければならないこととする(労働者の時季指定や計画的付与により取得された年次有給休暇の日数分については指定の必要はない)。引用:厚生労働省 労働基準法等の一部を改正する法律案」について

働き方改革の一環としてスタートしますね。
この有給休暇取得。今まで業務多忙により、有給休暇を何日、何十日捨ててきたかとぼやく
人数知れずですよね。

しかしここで皆さん心配事ないですか?

ありますよね。
ホント―に休み取れるの?こんな忙しいのに?

そうです。
素直な感想です。
では休み取るためにはどうすれば良いか?
みなさんおわかりです。
休み中の仕事を誰かに引き継がなければならないよね

そうそのとおりです。
”引継ぎ”という業務が発生するのです。
同種類の業務を複数人でやっているグループであれば、問題は少ないでしょう。
しかし
属人化となってしまっている仕事は、周りからすれば不安いっぱいですよ。
ここで属人化とは下記の意味です。

企業などにおいて、ある業務を特定の人が担当し、その人にしかやり方が分からない状態になることを意味する表現。多くの場合批判的に用いられ、誰にでも分かるように、マニュアルの作成などにより「標準化」するべきだとされることが多い。企画・開発業務など、属人化されているのが一般的と言われる業務もある。引用:実用日本語表現辞典

そこで既に属人化している仕事について、属人化を打破する必要がありますよね。
自分も今までのIT人生(プロフィール)でこんな問題に直面してきました。
その経験をふまえ、属人化している仕事を打破す方法を話します。

✔もくじ

1.属人さんとコミュニケーション

属人化となっている業務は、理由があります。

  1. 多忙のため、他の人に業務を教える時間が無い。
  2. これはオレ、ワタシしかできない仕事だー、という考えを待った困ったさん

多忙が原因は、次の項目に出てきますが、最低限この仕事ができればOKというマニュアルを作るのです。

”これはオレ、ワタシしかできない仕事だー”の場合は、話しをするしかありません。
「この仕事は他の人ができれば、休めますよ。」とか、「もっと他の仕事したくないですか?」とか言って気持ちの融解を図るのです。
※ちなみに”これはオレ、ワタシしかできない仕事だー”といってくる人を私は「属人さん」と呼んでました。

”これはオレ、ワタシしかできない仕事だー”と主張する属人さんに対して、ある人は、ほっとけば良いじゃんと言う人がいますが、属人さんがもし急遽病気で休んだ場合、まわりの人が非常に困ってしまいます。(まわりというのは、上司も含みます。)
属人さん担当の業務が止まってしまうわけで、それが会社にとって重要であればあるほど影響度は高いです。
なのでまずは属人さんとのコミュニケーションを取ることが大事です。

2.最低限マニュアルをつくりましょう

定番ですがマニュアルは効果高いです。
ただ、全ての業務をマニュアル化するのは時間がかかります。
そこで属人さんがいなくても、この部分は他の人ができれば、乗り切れるという部分についてのみマニュアルつくるのです。
これには当然、属人さんのサポートが必要なので、コミュニケーションを取るようにしておきましょう。
ホント、あるべき姿は属人さんが担当する全ての業務をマニュアル化しておけば、まわりにもメリットあるし、属人さん自体にもメリットあると思いますが、そこは臨機応変に対応するしかないです。
ポイントを絞ったマニュアルとしても、注意して作る必要があります。
手順に抜けがあると、トラブルのもとです。
そしてきっちり属人さんにチェックをしてもらう必要があります。
マニュアルは、読む人により認識が捉え方が異なるとトラブルのもとになりますので、
念入りにチェックを行ってください。

3.マニュアルがだめなら録画です

マニュアルが無理であれば録画です。
属人さんが行っている業務を録画するのです。
もちろん語ってもらいますよ。事細かに。
実際これを行いました。
以外と属人さんがうまく説明してくれてホント助かった思いがあります。
コツはゆっくりしゃべるのと、一作業、一作業の区切りで録画を止めること。
これをすることにより後から見る時、これはA作業、これはB作業という感じで分かりやすいです。
逆に良くないのが、録画しっぱなしで説明しっぱなしの状態ですね。
あとから見直したときにどこからがA業務、どこからがB業務か分からなくなります。
昨今動画コンテンツが非常に多いです。
教育関係についてもです。
やはり動画は伝える情報が多いのは事実ですね。
しかし、実際業務を行うときは当然ながら、動画再生、止めて、再生、止めての繰り返しをしながらの作業になりますので、若干慣れは必要です。
しかし動画再生停止に慣れれば、十分使える資料にはなりましたよ。

4.有給休暇希望日調整

属人業務が中々引き継がれない場合は、属人業務が一番影響しない日に属人さんに有給をとってもらうしかないです。
通常期と繁忙期は必ず存在すると思うので、属人さんに判断してもらいましょう。
一年中毎日重要な業務が継続する場合は、対策を考える必要はありますが、それ以外は
必ず、業務の薄い日はあると思うので、その日を見計らって休みにしてもらうのが良いです。
これはあくまでも最終手段ですね。
やはり業務が一人に偏るのは良くないです。
ただこの有給休暇の調整は、上司が実は大変です。
一人一人休み希望を聞いて、本当に有給休暇を取得してよいかの判断をしなくてはいけません。
安易にすべてOKを出してしまうと、もしそれが原因でトラブルが発生した場合、その上司に責任が降りかかってきます。
やはり注意すべきです。
上司は上司の役割があります。
そう考えると、一番上司という管理職の立場は、有給休暇を取るのに苦労するかもしれません。

5.まとめ

国が打ち出した有給休暇の強制取得。
確かにありがたい面があります。
この改正により、今まで問題視されていたことが明るみにでて、改善の方向に向かうのは良いことですね。
有給休暇を取ることにより、その間の業務はどうすれば良いのか?

それは周りが協力して代行する。
これによりコミュニケーション不足が感じられる職場では、以前より改善させるかもしれません。
今回の改正は、働き方改革の一部ですが、今までの有給休暇が流れるという悪習慣は少しは改善されると思います。

ホント、職場の中で、ある人は毎年有給休暇を取り放題、ある人は多忙で有給休暇て何?と
いう人がいるという状況が自分が在籍していた部署ではありました。
そういう状況で2019年4月から施行されたあと、実際はどうなるのか。
どちらにせよ、仕事する上では属人化は避けないといけません。
有給休暇が取れる人取れない人が、あいかわらず出てきてしまいます。
まずは業務の共有化ですね。そのためにはマニュアルや録画による業務の属人化をさける動きだと思います。

ではこのへんで。






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