仕事を早く進める方法

カズタカです

仕事は早く終わらしたい。
と思いますよね。
暇よりは忙しい方が、時間は早くすすみます。
しかしめんどくさい事が多すぎますよね。
そこで細かいことですけど、無駄を省く方法を話します。

まず目次です。

✔もくじ

1.メール本文省略

社内で他の部署に問い合わせ依頼や仕事依頼エールを送る時、下記のようないわゆる”お約束文書”を書いていますよね

●●さん
お疲れ様です
●●です。
●●の件ですが、

これを省くのです。
いきなり

●●の件です

といったように、要件からスタートさせるのです。
これをすることにより、たった数秒ですが時間が短縮されます。
たった数秒と思うなかれ。
人と話す雰囲気と似ているため、ストレスが軽減されるのです。
人と話す時、”お疲れ様です”とはいきなり言わないですよね。
この違和感が無くなるのす。
メールを受け取る側も好評みたいで、いきなり本題が目に入るので早くメール内容が把握できるらしい。
ただ当然ですが、メールの送信先の人とは事前合意をしておく必要ありです。
突然件名からスタートするメールを送られたら驚きますので。
ただ社内向けですね。お客さんに対しては、無理かもしれません。
まあなんだか、せかせかした世の中になったものですが
よいみたいです。

2.仕事の優先順位を決める

これも大事です。
コツは、エンドユーザに直結するものから先に進めていくのです。
よくある雑用は後回しで良いです。
会社勤めしていると、本業の業務以外で、ワーキングとか、QC活動とかも進捗を詰められますが、あくまでもエンドユーザー視点で動いてください。

3.信頼できる人に手伝ってもらう

ポイントは“信頼できる人“です。
誰でもというわけではありません。
暇そうな人、手が止まっている人に仕事を頼みやすい感じがしますが、なぜ暇そうにしているかを察してください。
仕事を依頼すると失敗しそうなので、誰も仕事を依頼しない、つまり暇しているということですので。
そうなると忙しくしている人に仕事をお願いする選択肢になります。
そこで仕事依頼するタイミングとなりますが、遠慮なく声をかければ良いと思いますが、
言い方としては下記の2点を簡潔に話すことです。

  1. 誰から依頼させれている仕事か。または誰にアウトプットするのか
  2. いつまで、行ってほしいか

これを”ぱっと”相手に話ししてください。
いわゆるできる人は、一瞬に頭の中で、仕事の優先順位を考えて、
”30分後にできそう”といった具体的な話をしてくれると思います。
私の経験則が言って、仕事ができる人は、仕事を断らず、しかも手際よくさばいています。おそらく瞬時にどれくらいの時間でできる仕事かを判断し、どの仕事の後やるかを見きわめる能力があるんでしょう。

4.まとめ

結局仕事を早く進める方法は、無駄なものは省略し、仕事の優先順位を即座に決め、頼めるものは他人に頼むといういわゆる効率化を積極的に行っています
そして効率的に進める上で、関係者への事前根回しも行っており(短縮メールが良い例)その結果として、仕事のスピード化が実現できると考えます。

ではこのへんで

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