仕事の進め方、失敗!せっかくの資料、修正ばかり。対策は?

自分はSEだけど、引き合い貰った客先向けに作った提案書に対し、上司、課長そして最終承認者の部長それぞれに違う部分で修正された。何で人によって見方が違うの?時間がかかって仕方がない

こんな疑問(愚痴)にお答えします。。

自分は、プログラマーに始まり、今のシステム運用まで長年IT業界に携わってきました。そしていくつもの資料を作成し、上司に承認伺いをするたびに指摘を頂くという繰り返しを経験してきました。今でも、社長や役員にお伺いを立てては、突っ返しを受けます。人によって見方が違いますよね。私が実践している考え方を紹介します。

では目次です。

✔もくじ

それでは順番に紹介していきます。

1.まずは自分自身納得のいく資料を作成する。

根幹に関わることです。お客様からの話を聞き、自身で考え、最適な資料8ここでは提案書)を作ってください。ここで自身が納得のいくものをつくらないと、後から控えているいわゆる査閲者や資料をお客様に出すことを承認する承認者の質問に答えられなくなります。

私は、ここでつまづいたことが何回もあります。自分で作成した資料に自信が無いと、それが態度に現れるんですよね。査閲者は承認者である上司の質問に答えられないのです。

2.指摘された内容は理由を聞いた上で素直に受ける。

せっかく作成した資料をまず査閲者の役割である直属の上司(グループリーダーもしくは課長など)に説明した際、語尾の修正の指摘をうけた場合は素直にうけましょう。

問題は、資料の本筋に関わる個所についての修正を受けた場合ですが、

自分の意見をまずは押し通してください。

それでも修正要求された場合は、素直に受けてください。

その査閲者が指摘をしたという行為は、査閲者の責任範囲となりますので、あなたは関与する必要はありません。

これは”課題の分離”という考え方で、心理学者のアドラーが唱えており、私も実践しています。

そこで思い悩み、なぜ自分の意見を受け入れないとか思わないことです。

この修正が原因で、お客様の心証を害した場合は、査閲者の責任となります。

3.我慢する。

我慢するとはどういうことか?

査閲者のハンコを得て、次に向かうところは承認者との攻防です。

ここでまた指摘を受ける可能性ありです、

基本査閲者は、承認者が人事上任命しているので、査閲者が良ければ、良いという判断をする承認者もいますが、基本承認者は、承認者の目線で資料を読みます。

そこで”何だこの構成は!”といった叱責を頂く場合があります。

そこは我慢してください

承認者の役割です。つまりこれも課題の分離ということで、あなたは承認者の意見に関与しないでください。

言葉を変えると承認者の仕事です。承認者に気持ちよく仕事をさせてやってください。

4.まとめ

査閲者や承認者の顔を思い浮べ、自分の考えが100%反映されていない資料をつくると、査閲者や承認者から見破られ叱責を受けるもとになります。イライラされるとともに、不審感が増す可能性が高まります

まずは、自分自身納得する文章を作成することが大事です。

つまり、自分の責任範囲の中では精一杯のことを行います。そして自分の責任範囲から超えたところでは、その領域には、足を踏み入れないということをする。つまり相手に責任をゆだねるイメージになります。

みなさんは、よく経験すると思いますが、人にとって指摘する箇所が変わります。それは致し方ないと思います。各々生きてきた今までの経験値が異なるので。

お客様に出す資料は、個人ではなく組織として提出するものと捉え、自身納得できない面はあってもある意味我慢して、何度も言いますが自身が納得のいくものを仕上げてください

プログラマ―、システムエンジニア、システム運用の仕事で失敗した場合の対策を記した記事です。こちらも参考にしてください。

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