指示を正確に聞き取るコツはこれだけ。

カズタカです。
普段、生活や仕事をしている中で、自分以外の人間から、お願い事や指示が来る場面がありますよね。

で指示に従って物事をやり、結果を出すと、「やってほしかったことと違う」と言われたことはありませんか?

特に仕事において、入社したての新人にコピーを頼んだ際、結構まちがえてくることはないですか?
コピーを2部頼んだつもりが1部のみだったり。

これってその新人のできが悪いのではないんですよ。

下記の条件が合わさって起きる結果と考えます。

  1. 緊張
  2. 手抜き
  3. 思い込み

では少し深堀りします。

✔もくじ

1.指示通りにできない原因

例をあげます。
新人A君が自分の席に座って、マニュアル読み込み中。
おもむろに、先輩ZがA君に声をかける。

慣れない空間で、周りには友達はいない⇒ドキドキ
そんな中、先輩Zに呼ばれる⇒なんだろ?
コピーの依頼をされる⇒は、はい
”この資料、2部コピーお願い”⇒コピー?あ、昨日教えてもらったし簡単、簡単
コピー機の前に来た。⇒えーとこのボタンを押すと。。
⇒よしコピーできた!て簡単だし。
Zさんコピーです。⇒よしまた資料読み込みだ。
A君。これ1部しかコピー無いよ。2部といったはずだよ!⇒ えーすみません

みなさん、どこで指示通りできなくなったか分かりますか?

ここです。 「この資料、2部コピーお願い”⇒コピー?あ、昨日教えてもらったし簡単、簡単」

ここで二つのことをおろそかにしています。

  1. 復唱
  2. メモ(2部コピーのような簡単作業はは必要ないかも)

つまり、
先輩が近づいてきた。
何言われるだろう?
ちょっとドキドキ
でコピーと言われ、
復唱とメモをしなかったので、よく指示を聞かずに、コピー?あ一部だなと思い込んだ。ということ。

このコピー取りという作業、簡単だけどおろそかに出来ないですよ。

これができないと、その他の作業も出来ないと、まわりの先輩らは思い込んでしまいます。
新人にコピー取らすというのは、言葉はわるいけど、要は試しているのです。

仕事は、指示をする側、指示をされる側が存在します。
両者がリンクしないと指示が実現出来ないです。
よくExcelやWordで資料作成するとき、他の資料を参照する手段としてリンクを貼りますよね。
しかしURLやパスが違っていると、うまく当該資料が表示されない。
これと同じです。

2.どうすれば指示を正確に聞き取れるか

めんどくさがらずメモを取り、復唱することです。
ファーストフードの店員さんを思い浮かべてください。
オーダー取る時、

  • 携帯端末にオーダーを登録
  • 復唱する

をしていますね。
あれを真似るだけです。

  • メモを取る
  • 復唱する

復唱することによって指示をする方、される方の両者とも指示内容について相違がないか確認できます。
これ非常に大事です。

ただ、皆さん頭の中では分かっているのですよ。
分かっているけど、ついつい手を抜いてしまう。
つまり楽なやりかたの方に無意識に動いてしまう。

こういう時は、もし指示されたことと違うことを行った場合どんな影響があるか?指示する人に聞くことをしてみてください。
それを行うことにより、指示内容に重みづけがされます。
ぜひ試してみてください。

3.まとめ

指示どおりの作業を行うということは、あたりまえのようで、なかなか正確にできないものです。
そして当然、非常に重要な指示を受ける場合もあります。
そこで正確に内容を把握し、正確に実行できれば、個人、組織そして会社としてうまくいくということです。
つまり指示はコミュニケーションの一種であり、コミュニケーションがうまくできれば良いのです。
ぜひ”メモを取る、復唱する”を心掛けてください。

ではこのへんで

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