指示を上司から受けたときの、3つの注意点を伝授!

カズタカです。
仕事をしていると上司からいろいろな指示を受けますよね。
で、指示を受けた側は、その指示どおりに動きますよね。
しかし指示内容がわかりづらい時無いですか。
一方的に早口で話され、こっちは意味が理解できない。
かといって聞き返したら、叱責を食らいそう。
こんなときどうすれば良いか?
上司から指示があったとき、何に注意すれば良いかアドバイスしますよ!

ところでこの記事を書いている自分は、現役会社員として下記のとおりいろいろ経験してきました。
上司からの指示に悪戦苦闘したことや業務多忙でかなり追い込まれた時期や厳しい人間関係に苦悩した時期もありました。
その経験を踏まえアドバイス致します。

  • SIer会社に新卒入社
  • プログラマー:3年経験
  • フィールドエンジニア:7年経験
  • ソリューション営業:7年経験
  • ユーザー系(交通インフラ業界)SIer会社に転職
  • システムエンジニア:7年経験
  • システム運用:6年目に突入

目次です

✔もくじ

1.復唱する。

よくいわれることとして、メモを取れがあります。
意外ですかね。
まあメモは片手に念のため持って置くのですけど。

指示を伝える側としては、さっさと指示出して自分の仕事をしたいのです。
なので指示も短めにしたい。
しかし相手がメモを開いて書き始めると、指示する側は、書くスピードに合わせて話をしてしまうのです。
でイラつきはじめます。
早く書けよとか、それくらい覚えろとかになります。

なのでやることは、 復唱です。
復唱すると指示側も確認できて、こちら指示受け側も聞き間違いを無くせます。

そして話が終わったあと、自身で、ここでメモを取るのです。
指示をする側は、指示内容が正確に伝わったのか気になります。しかしそれ以上に、指示時間を短くしたいのです。
指示するだけで時間を取られるのなら、自分でやりますという理論です。
それで、実際やってみて分からないことがでてきたらそこで質問すればよいのです。

2.上司の目の前ので紙に指示内容を書く

指示内容が頭の中でイメージできない、混乱している場合は、手にもっているメモ用紙を上司の前に出し、こういうことですねと文字または簡単な絵で書くのも得策です。
つまり指示内容が分かりづらいのであれば、上司がイラつきはじめても致し方ないです。
我々は指示を正確に把握しなければ、先に進めないのです。、
なので、指示内容をメモに大きく書き、見てもらいます。
しょうがないです。
複雑な指示はなかなかわかりません。
あいまいな理解でわかったふりして実際やって、やっぱりミスしたらその分時間を費やしてしまいます。
ここは叱責は覚悟で、紙に指示受けたことを書いて上司に見てもらいましょう。
ここで上司の心理として、あなたが書いた内容にについて、上司自らも追記をしてくれるかもしれません。

3.指示を受ける際の確認事項

指示を受ける際、次のことを上司に聞きましょう。

  1. 最終はいつまでにやればよいか
  2. 途中報告はいつごろすればよいか
  3. 協力者はこちらで指名してよいか

つまりいつまでに必要なのかと、途中報告の時期確認です。
当然指示内容によっては、もっといえば指示された内容の重さによって締め切り時期も変わります。
いづれも途中報告は重要です。つまり間違った方向に作業が走ってないかを上司とともに確認するのですが、これが間違っていると悲惨です。
さらに一人でクローズできるのでのであれば良いですけど、ボリュームが大きい場合は、複数人で対応することになりますが、その協力者は自分都合で選びたいものです。
その許可も必要に応じ取っておきましょう。
この人員選択は軽視されがちですが、一緒に仕事したい人は日頃から決めておくと良いかもしれません。はっきり言いましていい加減な人は常に空いてます。良くできる人はみんながアサインしていて超多忙な場合があります。
ので常日頃から声かけをし、コミュニケーションを取っておくことがポイントです。

4.まとめ

指示は、上司だけではなく客先からも受ける場合があります。
指示されたことを忠実に行いアウトプットする。これは大事です。

ここで例えばですが、資料のコピーを頼まれたことがあるかと思います。
この資料のコピー仕事ですが、かなり重要です。
簡単と思わますが、片面、両面、部数と複雑な場合があります。
単純な作業ほど、ミスったときの信用、印象が変わります。
特にこのコピー作業、入社したての新人だけの仕事ではありません。
ある程度のベテランが、その上司から依頼されたとき、ミスると恥ずかしいです。

仕事というものは、指示を受ける場合もありますが、指示をする場合もあります。
結局指示もコミュニケーションです。
分かりやすい指示がベストです。
日頃より上司や仕事をする仲間どうしでコミュニケーションを図っておくことが
大事ではないかと思います。

ではこのへんで

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