IT営業担当者が接待の司会を失敗せず行う秘訣

接待はIT営業人にとって大事な”仕事”です。
しかもその司会となると、重圧で気持ちが萎縮しそうな感じではないですか。
ぐだぐだな感じになったら、どうしょう
自分の上司に恥をかかしてしまい、お客さんの上司には悪いイメージを抱かしてしまう。

かたや司会をうまく、そつなくこなす営業人もいる。
この違いはなんでしょうか?

結論は、司会の仕方を知っているということです。

以外とその場お雰囲気で、何も考えずに司会をしてしまい、良い印象が持てない単なる飲み会的な感じになりがちです。

それを防ぐため、一連の流れを紙に書いて動きましょう。

さてお客さんを接待するタイミングとしては次の3点でしょうか

  1. システムを受注後、お互いのエンジニアを集めて行うキックオフミーティング後の懇親会
  2. 年末の忘年会。
  3. お客さんの管理職立場の方が異動等により変わった時

項目1のキックオフの懇親会の場合は、これからシステム構築を進めるにあたり、お客さんの管理職の方はどんな人が構築してくれるんだろう、大丈夫かという視線で見ていますので、スムーズな流れの司会が特に鍵を握ります。、

下記の記事は、”●●システムを受注後、お互いのエンジニアを集めて行うキックオフミーティング後の懇親会”を想定し、みなさんが接待の司会をすることになった場合に参考にできるように、ポイントをまとめました。
まず目次から。

✔目次

1.客先の担当者との打ち合わせ

まずやることはキックオフミーティング終了後の懇親会を予定していることを客先の担当者に言うことです。そして次の項目の確認を取り付けます。

  1. 場所は、客先の近くの店で良いか
  2. 客先側はどこまでの役職の方が参加するのか
  3. 費用は、こちら(接待する側)が出すことで良いか
  4. 冒頭の挨拶から始まって終わりに挨拶含めこちら(接待する側)で行っても良いか

1.場所は、客先の近くの店で良いか

場所は打ち合わせ場所から遠くないところが良いですね。遠いと、スタート時間が遅くなり、終了時刻も遅くなりお客さんを疲れさせてしまいます

2.客先側はどこまでの役職の方が参加するのか

参加される役職によって接待する側も合わせる必要があります。マナーの一つです。
それから参加人数はこちらから提案する方がよいですね。しかし接待する側の参加人数はあまり多すぎない方が良いです。(店選択の意味からも)
✳ただ場の盛り上げ役として元気いい入社1~3年目を一人入れておくと場の雰囲気が良くなり、客先の特に役職者の、接待する側に対する印象も良くなります。

3.費用は、こちら(接待する側)が出すことでよいか

はっきり言いましてこれ一番モメます。昔の昔であれば、お客さんも簡単に”よろしく”と言ってくれてたと思いますが、今は基本”割り勘”の場合が多いです。
理由はコンプライアンスの観点です。会社の規則で、接待を受けるのは禁じられているとよく言われます。貸しを作らせないという考えもあるようです。
しかし営業側とすれば、接待をするのだから、お金もこちら持ちとの考えが、特に役職側に根強く、必ずお金はこちらが払うと言ってこいと言われます。
ここで注意が必要ですが、相手(客先)が割り勘というのであれば、そのとおりにすべきです。
※自分の経験ですが、客の担当者には割り勘にしましょうと言いながら、実際接待終了間際にこちらがお金を全額出したため、後で客先の心証を害してしまいました。
なので基本、客先の意向に従いましょう。

4.冒頭の挨拶から始まって終わりに挨拶含めこちら(接待する側)で行っても良いか

要は最初から最後の挨拶まで接待する側で良いかの確認です。
というのは、客先の管理職が、”システムを買った側として、きっちりとした仕事をお願いしたいのでおれにも言わせてくれ”的な考えを持っている方もたまにいらっしゃいますので。基本は、接待される方には、心穏やかに飲食して頂くのが筋ですので、接待する側のみが
挨拶関係は行う例が多いです。

2.司会の仕方

よくあるパターンは次のとおりです。

懇親会初めの挨拶 接待する側の最上級の上司
乾杯の挨拶 接待する側の最上級の上司
飲み食い
技術側のメンバーの簡単な自己紹介 接待する側
飲み食い
終わりの挨拶 接待する側の次席級の上司

会計は、客先の担当者にひと声(取り急ぎまとめて払ってきます)かけてから支払い、領収証を受け取り、そのあと客先分を頂く。
✳客先担当者と一緒に会計するパターンなど色々です。
通常ここで御開きです。
昔はタクシーチケットを客先に渡すことが多いですが、現状はあまり見かけません。
✳業界によってはまだあるかも。

3.接待日の翌営業日に行うこと

翌営業日とは、接待が金曜日の場合は、翌週の月曜日(祝日なら火曜日)のことです。
まず客先の担当者に電話してください。
”先週はありがとうございました。今後また節目で懇親会開催させて頂きます・・・”
という風にお礼とお疲れ様的な話をしてください。これもビジネスマナーのひとつかと思います。
又たまにあるケースで、客先の担当者が、酔いつぶれたり、すぐに別の店にいったなど、当日会計できなかった際は可能な限り早く訪問して会計(いわゆる客先分を貰う)をした方が良いです。
”今回は我々で持たせて頂きまして、次回は割り勘”という話はしない方が良いです。相手は、それでは話がおかしくなると追言してくる可能性大です。あらかじめ決めたことは最後までルールどおりが鉄則です。

4.まとめ

接待は営業人にとって大事な仕事です。きちんと進めることによって、客先側が”普段の仕事も同様にしているんだな、別件の案件もお願いしようかな”と思わしたら成功です、
さらなる発注と良い流れを作ることができます。
特に今回例に上げた、キックオフ会議後懇親会はまず客先との事前打ち合わせをきっちりしておけば、ほぼ成功です。

ではこのへんで。

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