ITエンジニアが英語で現地外国人にシステムの操作を説明する方法

来月1日にイギリスに出張が決まったよ。自社システムをイギリスのリバプールにある設備開発会に据え付けと調整および現地外国作業員(以降現地作業員)へのシステム操作説明が仕事だ。
上手く作業完遂できるかな。そもそも現地作業員とコミュニケーション取れるかな。

こういった疑問に答えます。

本記事の内容はこの通り。


✔もくじ

自分は、イタリアのボローニャと、アイルランドのダブリンに出張し、現地工事の生産ラインに取り付けるシステムの設置と調整そして現地作業員に、「システムの操作説明」を行いました。
その際事前準備と、現地での今から記す工夫を実践し、なんとかトラブルなく仕事遂行できました。

では具体的に見ていきます

1.Tエンジニアが英語で現地作業員と上手くコミュニケーションを取る方法

(1)中学校レベルの英語の文法は覚えておくこと

英語に自信がない日本人が、外国人と話す際、ついつい自分の知っている単語のみで説明する場面を見たことはないですか。
私も、焦ってしまって、つい頭に浮かんだ単語を発っしてしまう時がありました。
しかしこの単語のみというのが相手からしてみたら非常にわかりづらいと、現地の通訳が言ってました。
(私が最初に出張に行った時、会社が通訳を準備しました。)
解決策として、、中学校レベルの文法は覚えておくということです。それから中学校レベルの単語の暗記と現地外国人に説明するシステムの各種機能の英語訳は手持ちで持っておくと良いです。

例です。
タッチパネルのこのボタンを押すと、操作履歴画面が表示されます。
を現地外国人に説明する時、
”ディスボタン、プッシュ、イズ ディス ディススプレイ”といったまさに日本語英を言ってしまう人(初期の自分)が多いでしょう。
この場合の回答例は、次のとおりです。
”When you press this button on the touch panel, the operation history screen is displayed like this.”
ただこんな英語なんて即座に出てこない人が大半ではないでしょうか。長年海外生活が長かった人や長期留学経験が長い人は別ですが、日々残業、残業で、英語スクールに通う時間も無い人に上司が、例えば3週目前に来週からアメリカとかイギリスとかいきなり命令が下される時どうすればよいか。
英語なんてすぐに話せたりできません、
そこで対処の仕方ですが次の3点をお勧めします。

簡易コミュ方法

  1. 中学校レベルの英語の文法と単語を事前に覚える
  2. 指さし
  3. 紙に絵を書いて説明する

2と3は、つまりは言葉での説明が足りない分、指さしと絵を用いて(なんでもありで)説明せよということです。
そこで1の”最低限の英語の文法と単語を事前に覚える”ですが、
次に具体例を示します。

場面としてシステムの据え付けと調整が終わり、これから外国人作業者にシステムの操作の説明を行う際の会話です。

●あなたが、外国人作業者に説明する時

『今から説明を開始します。テキストの目次を開いてください。』
丁寧案:
”I will start explaining from now. Open the table of contents of the text.”
簡易コミュ:
”I will start explaining from now. と言った後、テキストの目次を開いてひとさし指で目次を指す。

『ではシステムを起動します。この電源ボタンを押してください。』
丁寧案:
”Start up the system. Please press this power button.”
簡易コミュ:
”Start up the system. Please press this power button.”
※この短い言葉でしたら、文まるごと暗記の方が良いです。

『私と一緒に操作してみてください』
丁寧案:
Please try with me
簡易コミュ:
Please try

『今から説明する操作は、テキストの30ページに書いています。』
丁寧案:
”The operation to explain from now is written on page 30 of the text”
簡易コミュ:
”The operation to explain is written like this”と言いながらテキストの30ページを指さす。

『操作を間違えたら、戻るボタンを押してください』
丁寧案:
”If you make a mistake in the operation, please push the return button”
簡易コミュ:
”If you make a mistake、 please push like this”と言いながら戻るボタンを押します。

『操作履歴画面は、このボタンを押すと表示されます。』
丁寧案:
”The operation history screen is displayed by pressing this button.”
簡易コミュ:
”When you press this button”
と言って、実際ボタンを押してから
”screen is displayed like this.”
と言いましょう
ここでのポイントは、
・「~~すると」と訳することができる、接続詞”When”
・「こんな風」という”like this”
これを覚えておけば、なんとか乗り切れます。

『システムがフリーズした場合は、電源ボタンを長押ししてください。』
丁寧案:
”If the system freezes, press and hold the power button.”
簡易コミュ:
”If the system freezes”と言った後、手で押すマネをしました。
つたない英語で”press and hold the power button”としゃべっても”hold”の感覚が伝わらないと思いましたので。

●外国人作業者が、あなたに質問した時

はっきり言って何を質問しているか聞き取れないと思います。
その時は、紙とペンを外国人作業者に見せて、

”Sorry, but please write your question here”
『すいませんが、質問内容をここに書いてください』と言い紙を指さしてください。
(当然ホワイトボードに書いて頂いてもかまいません。この場合ホワイトボードを指さします)

あるいは時間がかかりそうな場合は、
”I’m sorry I will answer later”
『すいません。あとでお答えします。』
と言い次に進めていきます。

下記の通りです。これにつきます

  1. 真剣に説明し、真剣に答える(答えているという真剣さを見せる)
  2. 中学英語の文法の教科書を見ておく
  3. 『こんな風』という”like this”と指さしを使う

それから注意点ですが、テンパりながら話そうとしていきなり動詞から話し出すのはダメです。
日本語では命令口調になります。
必ず先頭に”Please ”をつけてください。
例えば、
『このボタンをクリックしてください』で、
”Click this button”
と言うと、
『このボタンをクリックしろ!!』
と相手はとらえ、険悪な雰囲気になります。(わたしのとき実際なりました)
”Please click this button”が正しいです。

2.これをしたら現地外国作業員とうまく仕事できない

こちらからコミュニケーションを取ろうとしない。

上でも書きましたが、上手く英語が話せなくても、こちらがコミュニケーションを取るという意思が外国人作業員に感じとってくれたら、相手も言葉を聞き取ろうとします。
どうせ言葉が通じないからと、こちらからコミュニケーションを取ろうとしないと、相手も察してお互い口を閉ざすマズイ状況になります。つまり仕事が進んでいるようで、実は、不明点だらけで、最終的に後戻り作業が発生する可能性がでます。
これ一点ですね。

3.コミュニケーションを取るコツを得たら幸せなこと

後戻りが無く、仕事が進みます。
小さな不具合も早期にお互い検知し、すぐにリカバリーかけることができます。
つまりは国外でも国内でも、仕事の成功の秘訣は同じということですね。

4.まとめ

初めての海外での仕事。楽しみという方はいないでしょう。
これが遊びならすごい楽しみですが、仕事となると会社側としては飛行機など代金が国内出張よりかかるし、それよりも責任重大ですよね。
当然ながらいきなり英語が話せるわけがないし、英語が聞き取れるはずがないですよね。
今回、いわゆる暫定対処方法を、自身の実体験をふまえ記しました。
恒久対処は、当然ながら英会話スクールでみっちり勉強して話すと聞くを会得することですね。
では。

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